SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ALINHADA AO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E À QUALIDADE DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES

A Revolução da imprensa disseminação do conhecimento em massa: jornais rádios computadores e a internet, dando início a chamada Sociedade da Informação, que seria a possibilidade de acesso de toda a humanidade a todo conhecimento produzido, dando voz a vários recursos externos ao conhecimento meramente acadêmico. Com as informações convertidas a uma base digital o tempo e o espaço se confundem dada a velocidade com que se pode gerar os dados reais. Essa interatividade torna o indivíduo capaz de trocar informações de qualquer lugar para qualquer lugar, armazenar informações passadas e elaborar planejamentos futuros no presente, diariamente tudo isto para adequar os métodos a fim de atender as necessidades dos clientes.

Ter acesso e compartilhar informações são capacidades que baseiam as decisões das organizações. No mundo interconectado, apresentar respostas efetivas aos problemas de gerenciamento, de acordo com que criam, monitoram, localizam e avaliam os dados de atuação dos recursos humanos e demandas tecnológicas, financeiras, materiais bem como os recursos físicos, torna-se a capacidade visada pelas empresas, para incrementar a competitividade, seja via hardware software e redes de telecomunicação adequadas à organização, alcançando resultados parciais e totais de diagnóstico que nortearão as respostas adequadas às decisões da equipe. Essas unidades de informação são vistas como fornecedoras de insumos de valor estratégico para a gestão.

As organizações necessitam de informações oportunas e conhecimentos personalizados, para efetivamente auxiliar os seus processos decisórios e a sua gestão empresarial, principalmente por estarem enfrentando um mercado altamente competitivo, globalizante e turbulento. De forma permanente, elas buscam adequação e ajustes entre suas funções e operações cotidianas com as reais e efetivas necessidades do meio ambiente interno e/ou externo em que estão inseridas, por meio de decisões e ações de seus gestores. As organizações inteligentes, constantemente necessitam realizar sua reestruturação, reorganização, flexibilização, adaptação e modificação de forma política, social e econômica, para continuarem presentes e crescentes no mercado de negócios.

Com as informações convertidas a uma base digital o tempo e o espaço se confundem dada a velocidade com que se pode gerar os dados reais. Essa interatividade torna o indivíduo capaz de trocar informações de qualquer lugar para qualquer lugar, armazenar informações passadas e elaborar planejamentos futuros no presente, diariamente. Ter acesso e compartilhar informações são capacidades que baseiam as decisões das organizações. No mundo interconectado, apresentar respostas efetivas aos problemas de gerenciamento, de acordo com que criam, monitoram, localizam e avaliam os dados de atuação dos recursos humanos e demandas tecnológicas, financeiras, materiais bem como os recursos físicos, torna-se a capacidade visada pelas empresas, para incrementar a competitividade, seja via hardware software e redes de telecomunicação adequadas à organização, alcançando resultados parciais e totais de diagnóstico que nortearão as respostas adequadas às decisões da equipe. Baseando-se em informações consistentes e bem processadas, através do conhecimento acessado pelos setores envolvidos, há melhor embasamento para tomada de decisões e eficiência na recuperação de conhecimento tornando a empresa mais competitiva.

Alguns autores definem qualidade como "adequação ao uso" enquanto outros a consideram como "conformidade com especificações". Portanto, pode-se afirmar que quem usa, ou consumidor, determina a qualidade do produto, serviço ou estabelecimento, ou também que as normas definidas de conformidade com os "ISOs" e os sistemas também definem. Há uma base que determina que um ambiente de sistema da qualidade define a qualidade total de acordo com cinco fatores: atendimento da expectativa do cliente; custo; atendimento adequado (prazo, local e quantidade etc.); nível de satisfação da equipe; segurança eficaz do produto oferecido ao cliente externo e interno.

Para implantar um sistema de qualidade é necessário bom planejamento e adequação operacional as funções de marketing, que tem a função de identificar as necessidades do cliente através de dados atualizados das pesquisas de mercado, levando em consideração também os funcionários da empresa. De função de projeto do produto/serviço, após as informações coletadas pela função de marketing, há um trabalho de especificações técnicas quanto aos fatores da forma de planejamento, preparação, manutenção e controle, visando a análise mais profunda para monitorar os processos do produto/serviço.

A função de prestação do serviço, lida com o alcance dos padrões de aceitabilidade (quantitativos e qualitativos). A análise de desempenho e melhorias do serviço, voltada especialmente para a liderança que é responsável pelas ações preventivas e utilização dos dados coletados para conhecer a origem dos problemas que afetam a qualidade e refazer as projeções e realizar mudanças criativas e inovadoras para melhorias do produto ou serviço. Portanto, pode-se dizer que os sistemas de informação bem planejados, visando a qualidade no seu papel estratégico é a ferramenta de alcance para alcançar os objetivos da organização: a satisfação do cliente e o crescimento da equipe de trabalho, visando corrigir os erros, diminuir os custos e definir os processos e atividades, otimizando os esforços.

Cynthia Janiele Caetano da Silva Moreno, pós-graduanda em Gestão da Informação e do Conhecimento pela Unicentro.

 A relação entre Gestão de mudanças e implantação de sistemas de informação

Com as transformações presentes no mercado, as organizações necessitam de planejamento para a incorporação e acompanhamento dos processos esta equipe especializada é denominada “Gestão de Mudança”.  Primeiramente, esta equipe fica encarregada de verificar e questionar o envolvimento, interesse, conhecimento e adoção em toda organização para que as mudanças sejam seguras aos funcionários, a fim de diminuir as rejeições e as dúvidas alcançando o sucesso completo. Ao implantar as mudanças, deve-se investir em incentivos de acordo com os objetivos, sempre visando sustentar as melhorias com as ações de educação continuada, comunicação reforçada, reiteração do patrocínio, revisão de processos, entre outras. A relação entre gestão de mudanças e implantação de sistemas de informação será concretizada quando o ambiente proporcionando melhorias e ajustes nas várias fases dos projetos de acordo com o planejamento, desenvolvimento dos sistemas e sobretudo na dimensão humana.

Qual a relação entre um sistema de informação de qualidade e a satisfação do cliente?

De acordo com a qualidade do sistema de informação, os pontos fortes, processos bem estruturados, rapidez nas respostas de dados e coletas, e outros fatores é possível mensurar a satisfação dos clientes. Na análise das informações que indicam os pontos fortes do sistema e onde o sistema pode ser melhorado e com base nessas informações os gestores podem corrigir os rumos de um projeto, do sistema, ou ter um parâmetro para novos investimentos.

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A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO PROCESSO DA INFORMAÇÃO.

No cenário competitivo das organizações percebe-se uma constante busca por transformações e novas tecnologias para criação, renovação de vantagens empresariais que estabeleçam o diferencial agregando estratégias para obter sucesso. Desta forma, passa-se a reconhecer a informação como um recurso estratégico que atua identificando ameaças e oportunidades e conhecimento da própria organização como um todo. Esta tecnologia abrange um rol de produtos de hardware e software destinados a facilitar o processo de gestão da informação.

Segundo os autores estudados, Rezende e O’Brien, tecnologia da informação pode ser compreendida como um conjunto organizado de dados ou partes que processados se transformam em informações. O apoio para um controle dinâmico e consistente de gestão para a tomada de decisão ocorre através do processo de armazenamento, acesso, gerenciamento e uso das informações. Assim, as metas são atribuídas e os sistemas de informação, de acordo com as necessidades da empresa e desempenham um papel de apoio/meio nesta articulação incluindo os vários subsistemas que a constituem e efetuam o processamento dos dados vindos dos vários setores, gerando informação útil e em tempo real para que a gestão tome as decisões e as ações cabíveis.

A tecnologia não funciona sozinha, depende da ação humana e da informação que recebe, além disso, necessita de infraestrutura, condições do meio-ambiente onde estão instaladas e da utilidade e fluxo da informação que processam. Utilizando das ferramentas tecnológicas de gestão, a organização cria vantagens competitivas do mercado, potencializando o valor agregado ao produto ou serviço, atribuindo eficiência e eficácia com a diminuição dos erros através da segurança das informações confiáveis advindas destes sistemas.

Além disso, há a diminuição da carga de trabalho, pois o processamento automatizado e padronizado possibilita redução de serviço na busca e acesso aos dados e informações que estão disponíveis em tempo real para toda a organização e mesmo na redução de custos e desperdícios pois os sistemas oferecem maior controle das operações por meio do monitoramento da efetividade e produtividade.

A importância da tecnologia da informação na gestão das empresas públicas e privadas. 

Através do armazenamento, acesso, gerenciamento e uso das informações há o apoio para um controle dinâmico e consistente para a tomada de decisão, as metas são atribuídas e os sistemas de informação, de acordo com as necessidades da empresa desempenha um papel de apoio na articulação dos vários subsistemas que a constituem e efetua o processamento dos dados vindos dos vários setores, gerando informação útil e em tempo real para que a gestão tome as decisões e as ações cabíveis. Utilizando das ferramentas de gestão, a organização cria vantagens competitivas do mercado, potencializando o valor agregado ao produto ou serviço, atribuindo eficiência e eficácia com a diminuição dos erros através da segurança das informações confiáveis advindas destes sistemas.

Além disso, há a diminuição da carga de trabalho, pois o processamento automatizado possibilita redução de serviço na busca de dados e informações que estão disponíveis e mesmo na redução de custos e desperdícios pois os sistemas oferecem maior controle das operações por meio do monitoramento da efetividade e produtividade.

O processo de integração e comunicações de informações.

Naturalmente, cabe a liderança a questão da gestão e a função das definições, pois há uma responsabilidade envolvida, externamente, no cálculo dos riscos, e dos resultados que virão. Porém, todos os níveis da empresa estabelecem um contato com a tomada de decisão. De acordo com a realidade específica de cada negócio e os impactos do mercado, o tamanho da empresa, por exemplo, pode-se estabelecer a necessidade da informação e o sistema utilizado.

No caso, pode-se dizer que a gestão empresarial é bastante facilitada quando há o software integrado, pois, para compreender os “dados”, de acordo com os registros das ações que acontecem ao redor, os controles fiscais, aplicabilidade, resultados e funcionalidades, os quais, através dos sistemas integrados, da acumulação de dados, relacionados entre si, comparados e passíveis de serem utilizados para exibir algumas questões norteadoras para a ação.

Desta forma há um controle dinâmico e consistente para a tomada de decisão: as metas são atribuídas, é feito o mapeamento das necessidades de matéria-prima e da programação de equipamentos. A contabilidade também é estruturada a partir dos sistemas de informação, além da contratação e manutenção dos recursos humanos com o acompanhamento dos diversos fatores de produtividade de acordo com os relatórios e serviços ofertados. 

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QUALIDADE EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

QUALIDADE EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

As ações das organizações e a forma como planejam, obtém, controlam, melhoram e demonstram a qualidade evoluem continuamente de acordo com as mudanças políticas, sociais e econômicas. De acordo com os quadros apresentados, pode-se observar os momentos históricos e conceitos que variam na apresentação e são subdivididas ou agrupadas. No período do século XVIII e XIX, surge nas fábricas, uma divisão do trabalho com a figura do artesão, o qual era responsável pela produção e a qualidade do produto, desde a concepção até a comercialização. Após a crescente visão de produção em massa, surge a figura do inspetor formal, porém o trabalho de inspeção era reduzido a contagem, classificação e separação do produto que era bom do que era defeituoso. Na década de 30, o controle estatístico de processo e técnicas de amostragem acompanhava e avaliava a produção diária, naquela época, principalmente dos produtos bélicos, visto da Segunda Guerra Mundial. Estas técnicas possibilitavam a inspeção eficiente e detectava as causas dos defeitos com objetivo de prevenir falhas. Ao final da década de 40 já se instaurava o controle da qualidade.
A partir da década de 50, a qualidade volta-se para o enfoque do gerenciamento, apresenta-se o conceito de custos da qualidade, do projeto à utilização, e envolvendo todos os departamentos da empresa, passando a ter forte conotação preventiva, destaque para o programa zero defeitos, controle total dos aspectos técnicos, administrativos e organizacionais na engenharia da confiabilidade, exigindo maiores garantias e responsabilidades. Não há um período específico para o início da gestão estratégica da qualidade, a qual consiste em utilizar a melhoria como arma estratégica para tornar a organização mais competitiva e rentável. Neste sentido, a visão de liderança inovadora, satisfação dos clientes e desenvolvimento organizacional, além da melhoria contínua de seus processos, produtos, serviços e relacionamentos, através do compromisso assumido por todos, em equipe.
O conceito mais antigo, “qualidade como excelência”, traz como pontos fortes as características de criar a imagem do marketing como para recursos humanos, revelando o produto como de alto padrão. Porém, amplo e abstrato não é capaz de nortear o trabalho dos gestores e não basta investir no desempenho é necessário pensar também no consumidor. Conceituando “qualidade como valor”, o qual embora comece a abranger o significado de qualificar também os vários fatores como conveniência, preço, atendimento de necessidades, ainda como conceito abstrato de valor que muda com o tempo. Então, surge o conceito de “Qualidade como Conformação de Especificações”, pelo qual padronizar é o foco, tudo é medido, quantificável, monitorado conforme especificações para reduzir custos e elevar a produtividade. Porém, isso é focar somente no ambiente interno, e ainda mais não dá para se medir o setor de serviços, por exemplo, no qual o consumidor está mais interessado em desempenho do que em conformidade de padrões. Aí surge o conceito recente de “Qualidade como atendimento e/ou Superação das Expectativas dos Clientes”, considera-se a perspectiva do consumidor, ampliando a visão para o plano externo da empresa. Porém, é mais complexo, lida com o componente subjetivo do consumidor podendo confundir satisfação emocional apenas com a qualidade de produtos e serviços.


A contribuição de Deming em relação à melhoria da economia japonesa

Edward Deming contribuiu para melhorar e modificar a postura dos japoneses quanto às ideias de qualidade, alterando a visão de que os produtos e serviços deveriam atender as necessidades do cliente e que a competitividade depende da satisfação do mesmo. Além disso, não deveria haver a preocupação em atingir a qualidade somente na vigência de uma inspeção, isso deveria ser contínuo, a busca por melhorias. O intuito era de instituir novas técnicas de qualidade, através da superação de barreiras e do medo, investimento em liderança e treinamento, diminuição do custo total ao trabalhador com um fornecedor único, entre outros princípios e com essas mudanças foi responsável pelo grande desenvolvimento das indústrias japonesas no período do pós-guerra.

Quem de fato define o que é qualidade em um produto ou serviço e por quê?

Alguns autores definem qualidade como "adequação ao uso" enquanto outros a consideram como "conformidade com especificações". Portanto, pode-se afirmar que quem usa, ou consumidor, determina a qualidade do produto, serviço ou estabelecimento, ou também que as normas definidas de conformidade com os "ISOs" e os sistemas também definem.

De que forma um bom gerenciamento da informação pode contribuir para a gestão de uma organização e torná-la mais competitiva no mercado?

Com as informações convertidas a uma base digital o tempo e o espaço se confundem dada a velocidade com que se pode gerar os dados reais. Essa interatividade torna o indivíduo capaz de trocar informações de qualquer lugar para qualquer lugar, armazenar informações passadas e elaborar planejamentos futuros no presente, diariamente.Ter acesso e compartilhar informações são capacidades que baseiam as decisões das organizações. No mundo interconectado, apresentar respostas efetivas aos problemas de gerenciamento, de acordo com que criam, monitoram, localizam e avaliam os dados de atuação dos recursos humanos e demandas tecnológicas, financeiras, materiais bem como os recursos físicos, torna-se a capacidade visada pelas empresas, para incrementar a competitividade, seja via hardware software e redes de telecomunicação adequadas à organização, alcançando resultados parciais e totais de diagnóstico que nortearão as respostas adequadas às decisões da equipe.

Baseando-se em informações consistentes e bem processadas, através do conhecimento acessado pelos setores envolvidos, há melhor embasamento para tomada de decisões e eficiência na recuperação de conhecimento tornando a empresa mais competitiva.

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